En resumen: un buen software de reservas tiene un calendario único para web, teléfono y WhatsApp, reserva online con disponibilidad real, recordatorios automáticos, app en el móvil y exportación de datos. Antes de contratar, revisa si atiende el teléfono, si cobra comisión, qué incluye la cuota, si hay permanencia y dónde se guardan los datos.
Un software de reservas es un programa que recoge en un calendario las citas o reservas de tu negocio y deja que tus clientes reserven sin tener que llamarte. Hasta aquí, lo que hace cualquiera. Lo que separa a uno bueno de uno mediocre está en los detalles: si atiende el teléfono, si evita las dobles reservas, cuánto cobra de verdad y de quién son los datos.
Esta guía sirve para restaurantes, peluquerías, clínicas, centros de estética, actividades turísticas y despachos. Reservus IA es nuestro producto, así que te contamos también qué hace y qué no, para que compares con criterio.
Qué es un software de reservas y qué debe incluir
Como mínimo, un software de reservas tiene que darte cinco cosas:
- Un calendario único donde se ven todas las reservas, entren por la web, por teléfono o por WhatsApp.
- Reserva online para el cliente, con la disponibilidad real.
- Confirmación y recordatorio automáticos, para reducir los plantones.
- Panel y app en el móvil para ti y tu equipo.
- Exportación de tus datos cuando quieras.
Si le falta alguna de estas cinco, sigue buscando.
Checklist: 10 preguntas antes de contratar un software de reservas
1. ¿Atiende el teléfono o solo la web?
La mayoría de los programas solo resuelven la reserva online. Pero en muchos negocios más de la mitad de las reservas sigue entrando por teléfono. Si nadie lo coge, el software no te ha resuelto el problema principal. Hoy existen sistemas con IA para reservas que contestan las llamadas y apuntan la reserva solos.
2. ¿Ve la disponibilidad en tiempo real?
Pregunta qué pasa si dos personas intentan coger el mismo hueco a la vez. La respuesta buena es que el sistema bloquea el hueco unos minutos mientras se confirma y no deja reservarlo dos veces.
3. ¿Cobra comisión?
Revisa si hay comisión por comensal, por cliente nuevo o por reserva. Con el negocio lleno puede costar más que cualquier cuota.
4. ¿Qué incluye la cuota?
Minutos de llamada, SMS, número de agendas, idiomas. Y el precio del exceso.
5. ¿Hay permanencia?
Que te dejen irte si no funciona es la mejor señal de que el proveedor confía en su producto.
6. ¿Quién lo configura?
Darte un usuario y que te apañes es más barato. Que un equipo cargue tus servicios, horarios, mesas o profesionales suele significar que funciona desde el primer día.
7. ¿Reduce los plantones?
Verificación del móvil con código SMS, recordatorio el día antes, cancelación fácil y, para grupos, garantía con tarjeta. Más ideas en cómo evitar los no-shows.
8. ¿Habla idiomas?
Si trabajas con turistas, un asistente que solo habla español te deja fuera a mucha gente.
9. ¿Se integra con lo que ya usas?
Tu web, tu ficha de Google, tu WhatsApp Business, tu calendario. Desconfía de las integraciones que solo aparecen en un logo y pide verlas funcionando.
10. ¿Dónde están tus datos?
Pide que los datos se procesen en la Unión Europea y que te firmen el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD.
Modelos de precio del software de reservas
| Modelo de precio | Cómo funciona | Le conviene a | Ojo con |
|---|---|---|---|
| Gratuito | Plan básico sin coste con límite de reservas o funciones | Quien empieza y tiene pocas reservas | La IA y los SMS suelen ser de pago aparte |
| Cuota fija mensual | Pagas lo mismo cada mes, reserves 100 o 1.000 | Negocios con volumen estable o creciente | Minutos y SMS incluidos y precio del exceso |
| Comisión por reserva o comensal | Pagas por cada reserva que entra por la plataforma | Quien busca clientes nuevos de un marketplace | Cuanto más lleno estás, más pagas |
| Por profesional o agenda | Una cuota por cada persona con agenda | Salones y consultas pequeñas | Sube rápido al contratar a alguien |
| A medida | Presupuesto tras una demo | Cadenas y grupos | Plazos de implantación y permanencia |
Para la mayoría de negocios con reservas a diario, la cuota fija es la opción más predecible. El marketplace con comisión tiene sentido solo si de verdad te trae clientes que no vendrían de otra forma.
Software de reservas por sector
- Restaurantes: mesas, turnos, grupos y alérgenos. Lo explicamos en programa de reservas para restaurantes.
- Peluquerías y estética: servicios con duración, profesional y cabina, sin huecos sueltos. Ver software de citas para peluquerías.
- Clínicas y consultas: primeras visitas, revisiones y recordatorios. Ver clínicas dentales.
- Turismo y actividades: plazas por salida, adultos y niños, varios idiomas. Ver turismo y actividades.
- Despachos: citas de primera consulta y filtro de llamadas. Ver abogados.
Software de reservas con IA o tradicional
Un software tradicional espera a que el cliente reserve en la web. Uno con IA, además, atiende al que llama o escribe: entiende lo que pide, mira la disponibilidad, reserva y confirma. Para un negocio donde el teléfono suena mientras se trabaja, esa diferencia es la que llena o vacía la agenda. La comparamos a fondo en sistema de reservas con IA o tradicional.
Qué ofrece Reservus IA
Reservus IA es un software de reservas con IA que junta en un calendario la web, el teléfono y WhatsApp. El asistente atiende las 24 horas en 9 idiomas, reserva sobre la disponibilidad real y pasa a una persona lo que no debe decidir solo. Planes desde 79 €/mes con alta, sin comisiones y, con alta, sin permanencia. Lo tienes todo en la página de software de reservas de Reservus IA.