En resumen: los KPIs de reservas básicos de un restaurante son: tasa de ocupación (comensales servidos ÷ plazas disponibles), rotación de mesas, tasa de no-shows, tasa de cancelación, reservas por canal, porcentaje de llamadas atendidas e ingreso por asiento disponible y hora (RevPASH). Se calculan por servicio y se revisan cada semana.
Por qué medir las reservas
La facturación te dice cuánto has vendido, pero no por qué. Los indicadores de reservas te dicen si el problema es que no llegan clientes, que llegan y no se presentan, que se te escapan por el teléfono o que las mesas rotan poco. Cada causa tiene una solución distinta.
Los 7 indicadores básicos
| Indicador | Fórmula | Qué te dice |
|---|---|---|
| Tasa de ocupación | Comensales servidos ÷ plazas disponibles × 100 | Cuánto aprovechas la sala |
| Rotación de mesas | Mesas servidas ÷ mesas disponibles | Cuántas veces usas cada mesa por servicio |
| Tasa de no-show | Reservas no presentadas ÷ reservas totales × 100 | Cuánto te cuestan los olvidos |
| Tasa de cancelación | Reservas canceladas ÷ reservas totales × 100 | Si cancelan a tiempo o no |
| Reservas por canal | Reservas de cada canal ÷ reservas totales | De dónde vienen tus clientes |
| Llamadas atendidas | Llamadas contestadas ÷ llamadas recibidas × 100 | Cuántas reservas se pierden en el teléfono |
| RevPASH | Facturación ÷ (plazas × horas del servicio) | Cuánto rinde cada asiento cada hora |
Cómo calcular la tasa de ocupación
Toma un servicio concreto. Si tu sala tiene 60 plazas y esa noche sirves 84 comensales en dos turnos, tu capacidad real era de 120 plazas (60 × 2). La ocupación es 84 ÷ 120 = 70 %.
Calcúlala por servicio y por día de la semana. Una media mensual del 65 % puede esconder sábados al 100 % y martes al 30 %, y eso cambia completamente las decisiones.
| Día | Plazas | Comensales | Ocupación |
|---|---|---|---|
| Martes cena | 60 | 18 | 30 % |
| Jueves cena | 60 | 41 | 68 % |
| Viernes cena (2 turnos) | 120 | 102 | 85 % |
| Sábado cena (2 turnos) | 120 | 118 | 98 % |
Con esta tabla las conclusiones son claras: el sábado no necesitas promociones, necesitas que no se te escape ninguna llamada y reducir no-shows. El martes necesitas motivos para que venga gente.
Rotación de mesas
Si tienes 15 mesas y en un servicio usas 24 veces alguna de ellas, la rotación es 24 ÷ 15 = 1,6. Una rotación baja en días llenos suele indicar sobremesas largas o turnos mal calculados. En nuestro artículo sobre turnos y plano de mesas explicamos cómo ajustarla.
No-shows y cancelaciones
Mídelos por separado. Una cancelación con tiempo es buena noticia: puedes volver a vender la mesa. Un no-show es una mesa perdida. Si los no-shows suben, revisa si confirmas y recuerdas las reservas y si verificas el teléfono al reservar.
Reservas por canal y llamadas atendidas
Saber cuántas reservas llegan por web, teléfono, WhatsApp o aplicaciones te dice dónde invertir. Y el porcentaje de llamadas atendidas es el indicador que casi nadie mide y que más reservas esconde: si contestas el 70 % de las llamadas, el 30 % de los clientes que querían hablar contigo se quedó sin respuesta. Puedes calcular cuánto supone con nuestra calculadora de llamadas perdidas.
RevPASH: cuánto rinde cada asiento
El ingreso por asiento disponible y hora junta ocupación, ticket y duración. Si un servicio de cena dura 4 horas, tienes 60 plazas y facturas 2.400 €, tu RevPASH es 2.400 ÷ (60 × 4) = 10 € por asiento y hora. Sirve para comparar servicios y para ver si una promoción que llena la sala con un ticket más bajo te compensa.
Cada cuánto revisarlos
- Cada día: reservas del día, no-shows del servicio anterior.
- Cada semana: ocupación por servicio, llamadas atendidas, canales.
- Cada mes: rotación, RevPASH, tendencia de no-shows y cancelaciones.
Cómo lo hace Reservus IA
El panel de Reservus IA muestra las reservas del día por canal, el plano de mesas por horas y las reservas que ha tomado el asistente con IA, de modo que buena parte de estos datos los tienes sin apuntar nada. Y como el asistente atiende todas las llamadas, el indicador de llamadas atendidas deja de ser un problema.