En resumen: para organizar las reservas, define la duración de cada reserva según el número de comensales (por ejemplo, 1 h 30 min para 2 y 2 h 30 min para 8), decide si trabajas con turnos fijos o con horarios escalonados, asigna mesas por tamaño de grupo para no sentar a dos personas en una mesa de seis y usa un único calendario para todos los canales, de modo que nunca se reserve dos veces la misma mesa.
Turnos fijos o horarios escalonados
Hay dos formas de repartir la noche y las dos funcionan si se aplican con criterio.
| Sistema | Cómo funciona | Va bien en | Riesgo |
|---|---|---|---|
| Turnos fijos | Dos o tres horas de entrada cerradas (20:00 y 22:15) | Locales con mucha demanda y menú cerrado | Que la cocina se sature a la vez |
| Escalonado | Entradas cada 15 o 30 minutos según mesas libres | Carta y ritmo de servicio variable | Huecos sueltos difíciles de vender |
| Mixto | Turnos fijos en los días llenos y escalonado el resto | La mayoría de restaurantes | Hay que revisarlo cada temporada |
Si trabajas con turnos fijos, avisa al cliente de la hora a la que debe dejar la mesa. Con horarios escalonados, limita cuántas mesas entran a la vez para que cocina no reciba diez comandas en cinco minutos.
Cuánto debe durar cada reserva
El error más común es dar a todas las reservas la misma duración. Una pareja no tarda lo mismo que una mesa de ocho.
| Comensales | Comida | Cena |
|---|---|---|
| 1 a 2 | 1 h 15 min | 1 h 30 min a 1 h 45 min |
| 3 a 4 | 1 h 30 min | 2 h |
| 5 a 6 | 1 h 45 min | 2 h 15 min |
| 7 o más | 2 h | 2 h 30 min o más |
Son valores orientativos. Revisa tu propio histórico: mira a qué hora se sentaron y se fueron las mesas durante un par de semanas y ajusta.
El plano de mesas
Asigna mesas por tamaño
Sentar a dos personas en una mesa de seis un sábado es perder cuatro plazas. Define para cada mesa el mínimo y el máximo de comensales y deja que las reservas se asignen a la mesa que mejor encaja.
Mesas combinables
Marca qué mesas se pueden juntar (la 4 con la 5, la 7 con la 8) para atender grupos sin tener que reorganizar la sala a mano cada vez.
Zonas
Terraza, salón, barra o reservado. El cliente que pide terraza quiere terraza, y si llueve necesitas saber a quién mover dentro.
Bloquea lo que no se reserva
Muchos restaurantes guardan dos o tres mesas para clientes sin reserva o para imprevistos. Es una buena práctica, siempre que esté decidido de antemano y no dependa de quién coge el teléfono.
Cómo evitar huecos y dobles reservas
- Un único calendario. La web, el teléfono, el WhatsApp y las aplicaciones deben ver las mismas mesas libres.
- Bloqueo temporal. Cuando alguien está reservando, la mesa debe quedar guardada unos minutos y liberarse si no confirma.
- Ofrece horas que encajan. Si a las 21:00 no hay mesa para cuatro, propone las 20:30 o las 21:30 en lugar de decir que no.
- Lista de espera. Cuando alguien cancela, avisa a quien quería esa hora.
- Revisa los no-shows. Una mesa de un no-show es un hueco imposible de llenar a última hora.
Cómo saber si lo estás haciendo bien
Mira la tasa de ocupación por servicio y la rotación de mesas. Si los días llenos rotas poco, revisa duraciones y turnos. Si hay muchos huecos sueltos, revisa la asignación de mesas. Lo explicamos con fórmulas en los KPIs de reservas.
Cómo lo hace Reservus IA
En Reservus IA el panel muestra el plano de mesas por horas y un único calendario en tiempo real para la web, el teléfono y el WhatsApp. Al elegir hora, la mesa queda guardada unos minutos y, si no se confirma, se libera, así que no hay dobles reservas. Cuando una hora está completa, el asistente con IA propone otra cercana en lugar de perder al cliente.