En resumen: el recordatorio que mejor funciona es corto, llega unas 24 horas antes (o la misma mañana si la reserva es para comer) e incluye día, hora, personas y una forma fácil de anular. Para enviarlo por WhatsApp de forma automática necesitas la API de WhatsApp Business con plantillas aprobadas por Meta y el consentimiento del cliente; con la app normal se puede hacer, pero a mano.
Por qué recordar la reserva
La mayoría de clientes que no se presentan no lo hacen por mala fe: se olvidan, cambian de planes y no encuentran el momento de avisar, o reservaron hace dos semanas y ya no se acuerdan de la hora. Un recordatorio soluciona las tres cosas a la vez, porque refresca la reserva y le da al cliente una forma fácil de anularla.
Y una cancelación a tiempo es una mesa que todavía puedes vender.
Cuándo enviar cada mensaje
| Mensaje | Cuándo | Para qué |
|---|---|---|
| Confirmación | Al momento de reservar | Que el cliente vea que la reserva existe |
| Recordatorio | 24 h antes, o la mañana del día | Evitar olvidos y permitir cancelar |
| Aviso de retraso | Si pasan 15 minutos de la hora | Saber si viene antes de liberar la mesa |
| Agradecimiento | Unas horas después de la visita | Pedir opinión y fidelizar |
Plantillas para copiar
Confirmación de reserva
Hola, Laura. Tu reserva en Bodegón Alisio está confirmada: sábado 14 a las 21:00, 4 personas. Si necesitas cambiarla o anularla, responde a este mensaje o llámanos al 928 000 000. ¡Te esperamos!
Recordatorio el día antes
Hola, Laura. Te recordamos tu reserva de mañana sábado a las 21:00 para 4 personas en Bodegón Alisio. Si al final no podéis venir, avísanos respondiendo «ANULAR» y liberamos la mesa para otra persona. ¡Gracias!
Recordatorio para la misma mañana (comidas)
Buenos días, Laura. Hoy os esperamos a las 14:00 en Bodegón Alisio, mesa para 4. Si hay algún cambio, respóndenos a este mensaje.
Grupo grande con señal
Hola, Laura. Recuerda que la reserva del sábado para 12 personas incluye la señal que dejaste al reservar. Si el número cambia, avísanos antes del viernes a las 18:00 para ajustar la mesa.
Cliente que llega tarde
Hola, Laura. Tenemos vuestra mesa de las 21:00 preparada. ¿Seguís viniendo? Podemos guardarla hasta las 21:30.
Agradecimiento después de la visita
Gracias por venir ayer a Bodegón Alisio, Laura. Si te apetece contarnos qué tal, nos ayuda mucho una reseña en Google: [enlace]. ¡Hasta pronto!
Bodegón Alisio es un restaurante ficticio que usamos en nuestras demos. Cambia el nombre, el teléfono y el tono por los de tu restaurante.
Qué hace que un recordatorio funcione
- Corto. Se lee en la pantalla de bloqueo sin abrirlo.
- Con todos los datos. Día, hora, personas y nombre del restaurante.
- Con salida fácil. Responder una palabra o pulsar un enlace para anular.
- Con tono de casa. Igual que hablaría tu equipo en la sala.
- Sin publicidad. Un recordatorio no es el sitio para la oferta del mes.
WhatsApp, SMS o email
WhatsApp tiene la ventaja de que casi todo el mundo lo lee y puede contestar. Pero para enviar recordatorios automáticos necesitas la API de WhatsApp Business, con plantillas aprobadas por Meta, y Meta cobra por las plantillas según su categoría y el país. Con la app de WhatsApp Business normal también puedes enviarlos, pero uno a uno y a mano.
El SMS llega a cualquier móvil sin depender de una app y es muy fiable para confirmaciones y recordatorios. El email sirve como respaldo y para incluir detalles, como el mapa o las condiciones de la reserva.
Consentimiento y protección de datos
Para enviar mensajes sobre la propia reserva basta con que el cliente te haya dado su teléfono para eso. Para enviar promociones, en cambio, necesitas su consentimiento expreso y que pueda darse de baja fácilmente. No mezcles las dos cosas en el mismo mensaje.
WhatsApp, además, exige que el cliente haya aceptado recibir mensajes de tu negocio por ese canal antes de que le escribas tú primero con la API.
Cómo lo hace Reservus IA
En Reservus IA cada reserva se confirma al momento por SMS y email y el cliente recibe un recordatorio el día antes, sin que nadie del equipo tenga que enviarlo. Si el cliente quiere anular, puede llamar o escribir y el asistente con IA reconoce su reserva y la cancela, de modo que la mesa vuelve a quedar libre en el calendario.