Un sistema de reservas gratis puede ser un buen primer paso. Ordena las reservas, evita el libro con tachones y permite que el cliente reserve desde la web o desde Google. El problema llega cuando el restaurante crece, cuando el teléfono no para o cuando el plan gratuito se queda corto justo en el mes que más se trabaja.
En esta guía repasamos qué suelen incluir los planes gratis, qué se suele quedar fuera y cómo calcular si te compensa pagar por algo más completo.
Qué suele incluir un sistema de reservas gratis
Los planes gratuitos de los programas de reservas para restaurantes suelen ofrecer lo básico:
- Un calendario o agenda de reservas en el ordenador o el móvil.
- Un botón o formulario para que el cliente reserve desde tu web o tu ficha de Google.
- Un email de confirmación al cliente.
- Una lista de clientes con su teléfono y su historial de reservas.
Para un local pequeño, con pocas reservas y un equipo que puede contestar el teléfono con calma, esto puede ser suficiente durante un tiempo.
Dónde están los límites
Cada herramienta tiene sus condiciones y cambian con el tiempo, así que revisa siempre la página de precios oficial. Estos son los límites más habituales:
Límite de comensales o de reservas al mes
Muchos planes gratis tienen un tope, por ejemplo de comensales al mes. Si lo pasas, tienes que subir de plan. En verano o en Navidad se supera rápido.
SMS de confirmación y recordatorio
El email es gratis; el SMS no. Por eso muchos planes gratuitos no incluyen SMS o los cobran aparte. Y el SMS es justo lo que más ayuda a reducir los no-shows, porque el cliente lo lee.
El teléfono sigue siendo tuyo
Un sistema de reservas, gratis o de pago, no coge el teléfono. Si tu restaurante recibe muchas llamadas en hora punta, seguirás perdiéndolas. En muchos restaurantes, sobre todo de barrio o con clientes mayores, el teléfono sigue siendo el canal principal de reservas.
Redes de reservas y comisiones
Algunas plataformas son gratis o baratas para el restaurante porque cobran una comisión por cada comensal que llega a través de su red. No es malo en sí mismo, pero hay que hacer cuentas: con mucho volumen, la comisión puede salir más cara que una cuota fija.
Datos y marca
Comprueba de quién son los datos de tus clientes y si puedes exportarlos. También si el cliente reserva en tu web, con tu nombre, o en la página de la plataforma, junto a otros restaurantes.
Cuánto te cuesta de verdad lo gratis
Haz una cuenta sencilla con tus propios números. Imagina un restaurante con un ticket medio de 30 € por persona que pierde tres llamadas al día en hora punta y que, de esas llamadas, una acaba en una reserva de dos personas que se va a otro sitio. Son unos 60 € al día. En un mes de 25 días de servicio, unos 1.500 € que no entran.
No son datos de tu restaurante, son un ejemplo. Pero sirve para ver que el coste de un sistema de reservas no es solo su cuota: también cuenta lo que se pierde por no atender.
Cuándo compensa pagar
- Cuando el teléfono suena más de lo que tu equipo puede atender en hora punta.
- Cuando tienes no-shows con frecuencia y necesitas confirmación y recordatorio por SMS.
- Cuando trabajas con turistas y te llaman en otros idiomas.
- Cuando llevas reservas por web, WhatsApp y teléfono y se te cruzan.
- Cuando superas cada mes el límite del plan gratuito.
Qué ofrece Reservus IA frente a un plan gratis
Reservus IA no es gratis, y no pretende serlo. Es un sistema de reservas con un asistente de inteligencia artificial que coge el teléfono y el WhatsApp, consulta tus mesas libres y deja la reserva hecha y confirmada por SMS. Incluye también la carta con IA, la respuesta a reseñas de Google y todos los idiomas.
Cuesta desde 79 € al mes más un alta única, sin comisión por comensal y sin permanencia. Si tu restaurante pierde reservas al teléfono, normalmente se paga solo con pocas mesas recuperadas al mes.
Conclusión
Un sistema de reservas gratis está bien para empezar a ordenar. Si tu problema es el teléfono, los no-shows o los idiomas, lo gratis se queda corto. Haz la cuenta con tus números y elige lo que te quite trabajo de verdad.